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Définition des fonctions de l’Entreprise

Nombreuses entreprises connaissent des responsabilités diffuses, des missions disparates, des priorités non définies, des objectifs implicites. Dès lors, des différends, voire des conflits apparaissent entre les fonctions. Les plus classiques opposent en général, la production au contrôle qualité, la production au commercial, le commercial au planning et ordonnancement…
Ces différends ne verraient sans doute pas le jour, si les missions, responsabilités et objectifs de chaque service et de chaque individu étaient mieux définis et explicités… C’est pourquoi, nous vous proposons de clarifier les intérêts et les enjeux de fonctions claires dans un service ainsi que la façon de procéder pour y parvenir.

1 °) État des lieux selon les entreprises :

Selon les entreprises, l’état des lieux en matière de définition des fonctions est très disparate. En voici quelques exemples :

– l’absence de définition des fonctions,


– la définition des fonctions existe, mais elle est obsolète,


– la définition des fonctions est rédigée sans la participation des intéressés,


– la définition des fonctions a été érigée en dogme, et est d’une telle rigidité que chacun l’utilise pour refuser tels ou tels types de travaux,


– la définition des fonctions a été rédigée sous forme de tâches à accomplir. Selon la situation, les conséquences sont les suivantes :


– chacun fait ce qui lui semble bon sans s’occuper du reste ;


– le chevauchement de plusieurs fonctions amène des luttes de pouvoir intestines et des difficultés relationnelles plus ou moins importantes ;


– un même travail peut être fait plusieurs fois par des personnes différentes ;


– il devient difficile de savoir auprès de qui s’informer par rapport à tel ou tel problème ;


– chacun pense que la décision est du ressort de l’autre.


En un mot, l’organisation et l’efficacité du service ainsi que la qualité des relations en souffrent.

2°) Les intérêts et les enjeux d’une définition claire des fonctions dans un service :

Définir les fonctions, c’est permettre à chacun de savoir qui fait quoi, comment, pourquoi et pour qui. C’est donner la possibilité à chacun de savoir « à quoi sert » le poste qu’il occupe dans l’entreprise, le service, et dans « quel sens orienter son action ».

La définition des fonctions sert également de base pour fixer les objectifs individuels des collaborateurs et leur évaluation.


L’efficacité de l’organisation, quelle que soit sa structure (pyramidale, horizontale, en réseaux), ainsi que la responsabilisation, et la motivation des acteurs en dépendent.

3°) Pourquoi décrire sa fonction ?

Cela permet de :

– clarifier le rôle et les responsabilités de chacun : qui doit faire quoi et pourquoi ? ;


– vérifier la cohérence des responsabilités au sein d’un service, d’une organisation ;


– optimiser l’efficacité de l’organisation ;


– connaître les compétences (savoir, savoir-faire, savoir être) nécessaires dans le poste (recrutement, formation, gestion prévisionnelle des compétences) ;


– évaluer le poids et l’importance de chaque poste.