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La structure de l’effectif : Les caractéristiques de la population pour la mise en œuvre de la gestion prévisionnelle

La connaissance des diverses caractéristiques de la population est essentielle pour la mise en œuvre de la gestion prévisionnelle de l’emploi. Les caractéristiques à prendre en compte sont nombreuses. Le bilan social de l’entreprise en retient cinq dans la rubrique «effectifs»:

  1. 1.  Age ;
  2. 2.  Sexe ;
  3. 3.  Ancienneté ;
  4. 4.  Qualification ;
  5. 5.  nationalité.

D’autres caracté­ristiques peuvent également être retenues : formation initiale, situation de famille, etc.

1°) LA PYRAMIDE DES AGE :

À partir du registre du personnel, qui comporte la date de naissance de chacun des sala­riés inscrits à l’effectif, il est possible de construire la pyramide des âges du personnel inscrit à une date donnée. Cette pyramide peut être établie de façon plus ou moins détaillée selon la finesse des classes d’âge retenues. Elle peut être fournie pour l’effectif global ou pour chaque sexe, chaque catégorie socioprofessionnelle…

L’analyse d’une pyramide des âges présente un grand intérêt pour le gestionnaire des ressources humaines. L’âge a un impact important sur les comportements professionnels.

La pyramide des âges permet également de faire des projections dans le temps, de visualiser les départs à la retraite.

2°) LA RÉPARTITION PAR SEXE :

Elle présente également un intérêt certain du fait de l’importance de la réglementation relative au travail féminin et à l’égalité professionnelle.

Le droit consacre des règles propres à la maternité et des dispositions spécifiques aux femmes pour la durée du travail et les conditions de travail.

3°) LA RÉPARTITION SELON LA NATIONALITÉ :

Cette répartition nous renseigne sur la provenance du personnel exerçant dans l’entreprise ainsi que sur l’adéquation entre les emplois crées et proposés par l’entreprise et le marché du travail.

4°) LA PYRAMIDE DES ANCIENNETÉS :

Elle présente d’autant plus d’intérêt que l’ancienneté influe sur les aspirations et le comportement professionnel du salarié, d’une part, et sur son statut dans l’entreprise, d’autre part. Des avantages sociaux spécifiques peuvent exister en fonction de l’ancien­neté : congés payés, primes…

L’analyse de la pyramide des anciennetés est indissociable de celle de la pyramide des âges.

5°) LA STRUCTURE DE QUALIFICATION :

La structure de qualification est établie sur la base de la distinction des différentes tâches qui affectent le personnel selon que ces derniers sont des cadres, des ouvriers hautement qualifiés, ouvriers simples, etc.

6°) AUTRES CARACTÉRISTIQUES

Le registre du personnel n’est tenu de comporter que les informations ci-dessus qui sont reprises dans le bilan social.

Cependant, les entreprises disposent de fichiers plus riches, notamment sur le niveau de formation à l’entrée, la situation de famille, voire l’expérience professionnelle antérieure. Ces informations présentent pour la connaissance de la population employée dans l’entreprise un grand intérêt. Ainsi, l’évolution du niveau moyen de formation des nouveaux embauchés et son incidence sur la structure de la population en fonction de ce critère sont l’une des caractéristiques importantes à prendre en compte et à comparer avec les tendances nationales.

D’autres informations, plus qualitatives (appréciations, souhaits…), sont nécessaires pour connaître le potentiel disponible.

Les progiciels de GRH permettent aujourd’hui de traiter un très grand nombre de données sur les salariés dans l’entreprise.

De nombreux écrans personnalisables sont disponibles pour chaque salarié. Outre l’état civil et les données administratives, ils permettent de suivre tous les historiques en détail : historique professionnel, rémunérations, formation, entretiens d’évaluation, orientations choisies, objectif à atteindre, souhaits, hypothèses d’évolution et de remplacement.

L’accès aux informations pertinentes permet de prendre des décisions personnali­sées. Le partage de ces informations rend possible aussi le partage des décisions et l’implication de la hiérarchie.