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Les fiches d’entretien de recrutement

Pour garder toutes les informations reçues de ces entrevues, vous utiliserez un outil fort précieux: les fiches d’entretiens de sélection. Elles vous éviteront d’oublier des détails intéressants, et vous permettront de distinguer un candidat valable d’un autre moins intéressant. Faire des comparaisons avec des curriculum vitae seulement relève d’une mission impossible. Après avoir eu un bon entretien, partagé commentaires intéressants, remplis une fiche d’entretien (voir en annexe pour consultation), vous serez plus à même de faire des comparaisons équitables et surtout plus concrètes. Votre classement se fera par une analyse systématique des caractéris­tiques de tous les candidats, de leurs réactions, de leur compor­tement, pendant l’entrevue et les autres épreuves de sélection (tests, période d’essai, discussion de groupe, etc.). Un tel système permet une meilleure organisation du travail et permet également d’évaluer les procédures à prendre pour la formation et autres. Ce système vous amène aussi à développer une discipline de réflexion quant aux méthodes d’évaluation de votre personnel et de candidats futurs.

La fiche d’entretien devra se remplir assez rapidement en encerclant des items, en faisant des signes positifs, négatifs, en notant de brefs commentaires pour ne pas nuire à la discussion, au rythme et à la nature des réponses. Si les candidats s’aperçoivent que vous prenez des notes tout le long de l’entretien, que vont-ils penser? Qu’ils ont mal répondu! Ils voudront alors se reprendre et fausseront, brouilleront leurs réponses. Remplissez ces fiches de façon discrète, le candidat ne se sentira pas brimé.

En sélectionnant du personnel pour un emploi déterminé, on jauge d’abord les candidats individuellement; ensuite, s’amorcent des comparaisons. Inévitablement, chacun se trouve jugé par rap­port au groupe. On aboutit ainsi à un classement. En tête figurera celui ou celle qui devrait le mieux réussir dans le cadre du poste à pourvoir. Formuler cette probabilité n’est pas une chose simple, en raison même des renseignements, des indications, des données accumulées durant l’entretien. Après celui-ci, la rédaction de quel­ques notes s’impose, pour mettre de l’ordre dans ses idées. Une feuille blanche suffit à un spécialiste. Quand l’expérience faite encore défaut, le recours à une «Fiche d’entretien» facilite la tâche.

Destinée à l’analyse systématique des caractéristiques des candidats, de leurs réactions, de leur comportement…, pendant l’entretien (et, éventuellement, aussi durant les diverses épreuves possibles: tests, discussion de groupe, essai professionnel), une telle fiche contribue à une meilleure organisation du travail – à la fois sur le plan de la qualité et sur celui des procédures – et à une discipline de réflexion.

Il importe, néanmoins, de se souvenir que le candidat se trouve dans un milieu qui lui est étranger, et qu’il joue son avenir immédiat en exécutant des tâches inhabituelles. Ces conditions anormales peuvent, à coup sûr, révéler certains éléments du carac­tère tels que l’émotivité, la maîtrise de soi, la sociabilité, l’assu­rance, etc., alors même qu’elles risquent aussi de masquer d’autres aspects de la personnalité, non moins intéressants à connaître.

Le bilan reste toutefois très positif. En effet, si le même imprimé est utilisé pour tous les candidats, tant pour l’entretien psychologique que pour l’entretien professionnel, les différents interviewers disposeront d’un moyen de comparaison et de classe­ment. Cette confrontation méthodique des avis respectifs, enrichie par des recoupements (examen graphologique, tests, essai professionnel…)   conduira   à   une   synthèse   des   résultats.   Sous   cette réserve, la fiche d’entretien est un outil appréciable.

Nous en donnons quelques exemples, mais il est loisible à chacun d’en créer selon ses besoins.

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s2s3  Fiche d’entretien de sélection n° 3

 

Points è

Facteurs

ê

0 + 1 + 2 + 3
I Présentation : aspect physique et tenue vestimentaire Négligée Correcte Soignée Très soignée
II Expression verbale Diction déficiente

Difficultés pour s’exprimer

S’exprime convenablement Aisance dans l’expression S’exprime de façon claire, aisée et convaincante
III Contacts humains Handicapés (par inhibition, timidité, etc.) Contacts satisfaisants. Prêt à coopérer Contacts faciles et spontanés. De l’assurance et de la cordialité. Personnalité rayonnante. Ascendance et chaleur communicative. Large esprit de coopération
IV Connaissances Insuffisantes pour le poste Moyennes. Quelques lacunes à combler Possède les connaissances requises par le poste Connaissances approfondies et étendues des principes, techniques et méthodes
V Expérience professionnelle : indiquez au-dessous de la durée la valeur de cette expérience De 6 mois 6 mois à 2 ans Entre 2 ans et 5 ans + de 5 ans
VI Aptitude à diriger du personnel Aucun trait apparent. Aurait plutôt besoin de directives Des aptitudes pour prendre la tête d’un petit groupe, obtenir la coopération. Nécessité de directives pour les changements importants Aptitudes aux responsabilités d’encadrement, de façon autonome Compétence certaines pour organiser, animer entraîner et guider du personnel, quel qu’en soit l’effectif.
VII Motivation Peu apparente.

Tendance à la routine

Limitée au poste dans le cadre duquel il veut progresser (intérêt pour le travail, le salaire, …) Décidé à évoluer, en sortant du poste mais en restant dans la même fonction Ardent désir d’être considéré, d’avancer. Prêt à changer de fonction si nécessaire. Dynamique et ambitieux.
VIII Stabilité Changements fréquents, sans motifs valables Quelques changements indépendants de sa volonté Quelques changements voulus, avec amélioration salariale Changement(s) avec promotion et nette augmentation de salaire
IX Connaissances de la langue française, anglaise, etc. Notions scolaires insuffisantes pour comprendre et communiquer Compréhension et communication limitées aux besoins essentiels de l’emploi Comprend et communique bien sur tous sujets mieux en tête-à-tête qu’en discussion de groupe Comprend et s’exprime couramment par écrit et oralement, en toutes circonstances

L’attribution de points aux divers degrés de chaque facteur n’a, bien entendu, qu’un intérêt pratique. Le but est de faire passer tous les can­didats sous la même toise, afin de pouvoir les classer. La confronta­tion des classements, auxquels aboutissent les différents interviewers, se fera au cours de la réunion de synthèse. Les discussions, les échan­ges de vues suscitées par l’exploitation d’un document commun sti­mulent la réflexion, contraignent à expliquer et à justifier les opinions, surtout en cas de divergences. Peu à peu, l’accord se fera sur le ou les candidats à retenir, soit pour d’autres examens, soit pour être enga­gés. (La fiche n° 3 bis sert à consigner les résultats chiffrés de l’entre­tien et à donner le classement des postulants. Rappelons qu’il est recommandé aux responsables du recrutement de concevoir leurs propres fiches d’entretien, en déterminant leurs critères de sélection, selon les familles d’emplois.)

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